No dia a dia de uma empresa, eventualmente, podem ocorrer alguns erros na emissão de documentos fiscais. Por isso, uma das atividades que todo gestor ou coordenador deve saber executar é o seu cancelamento. Algumas das falhas que podem motivar esta tarefa são erros nos cálculos, preenchimento indevido do CFOP, dados incorretos no cadastro dos participantes da operação, entre outros.

 

Quando o prazo normal de cancelamento (definido pelo estado onde o CT-e foi emitido) é excedido, existe a possibilidade de cancelar o documento de forma extemporânea. O prazo atual para o cancelamento de um CT-e é de 7 dias (168 horas), exceto no estado do Mato Grosso, onde o prazo é de apenas 2 horas, enquanto o cancelamento extemporâneo de CT-e poderá ser emitido em até 31 dias, ambos contados a partir da data em que foi emitida sua autorização de uso.

 

1. Condições que impedem o cancelamento extemporâneo

 

•A prestação do serviço de transporte já foi iniciada;

•Existem eventos registrados sobre o CT-e em questão;

•O documento foi autorizado em contingência;

•Já foi emitido o MDF-e (neste caso o manifesto deve ser cancelado também);

•O CT-e foi complementado/substituído/anulado anteriormente;

•O motivo do cancelamento pode ser sanado por meio de Carta de Correção Eletrônica.

 

2. Como fazer o pedido de cancelamento extemporâneo?

 

Para iniciar o processo, o contador responsável pela escrituração fiscal do documento, preposto ou representante legal da empresa que emitiu o CT-e deve buscar pela seção do cancelamento extemporâneo acessando o domínio oficial da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde o serviço será prestado.

 

Em alguns portais, essa opção aparecerá ao consultar o status de um CT-e, ao acessá-la serão requisitadas as chaves numéricas dos documentos. O sistema analisará a consistência das informações e expedirá um protocolo com a data, hora e número do CT-e relativos ao cancelamento.

 

É permitido solicitar cinco cancelamentos de uma vez, desde que os CT-e's tenham sido emitidos no mesmo mês.

 

3. Quais são as providências após a solicitação?

 

O site expedirá um Documento de Arrecadação (DAR-1/AUT), cuja finalidade é efetivar o pagamento da Taxa de Serviços Estaduais (TSE). Trata-se de um pagamento obrigatório, cujo valor varia de acordo com cada estado, para que o cancelamento extemporâneo de CT-e seja autorizado. Ele poderá ser pago até o 13º dia do mês subsequente daquele em que foi concedida a Autorização de Uso do CT-e a ser cancelado. Entretanto, caso o DAR-1/AUT seja gerado no mesmo mês em que foi lançada a Autorização de Uso do CT-e, o pagamento do TSE deverá ser feito até o último dia desse mês. Além desta taxa, alguns estados penalizam as empresas pelo atraso no cancelamento. Por exemplo, o Regulamento do ICMS/2000 do estado de São Paulo impõe uma multa equivalente a 10% do valor da operação ou prestação descrita no documento. Portanto, é essencial analisar a legislação de cada um dos estados em que a transportadora presta seus serviços.

 

4. O que fazer quando o cancelamento extemporâneo for aceito?

 

Você poderá acompanhar a situação do CT-e em questão pelo site da SEFAZ. Ao verificar que o cancelamento foi autorizado, você deve confirmá-lo até o 14º dia do mês subsequente, efetuando o cancelamento normalmente pelo sistema.