O wizard para importação de NF-e de entrada tem como objetivo simplificar o processo de lançamento das notas fiscais de entrada para controle de estoque, custo, relatórios gerenciais, etc. A importação divide-se em 5 etapas listadas a seguir:

 

Etapa 1: Seleção do Arquivo XML

 

Nesta primeira etapa, o sistema solicitará a identificação do documento eletrônico que será importado.

 

 

1)Permite a importação a partir de um arquivo local, geralmente recebido via e-mail pelo próprio fornecedor;

2)Permite a importação a partir da chave de acesso da NF-e. O sistema enviará a confirmação da operação (caso necessário) e efetuará o download do arquivo xml da receita federal;

3)Permite a importação a partir de um NSU (Número Sequencial Único). O sistema enviará a confirmação da operação (caso necessário) e efetuará o download do arquivo xml da receita federal.

 

Etapa 2: Relação de Críticas ao Cabeçalho

 

Nesta etapa, o sistema irá listar possíveis críticas aos dados principais do arquivo.

 

 

 

1)Lista de críticas. A coluna 'Status' indica se a crítica deverá/poderá ser solucionada antes de prosseguir a importação. Os tipos de crítica e suas possíveis soluções são:

 

a)O arquivo informado não pôde ser encontrado;

i.Esta crítica não é passível de solução. Informe um arquivo que esteja presente no computador.

 

b)O arquivo informado parece não conter uma NF-e válida;

i.O formato do arquivo não pôde ser interpretado pelo sistema como uma NF-e. Verifique o conteúdo do mesmo.

 

c)A NF-e contida no arquivo não foi aprovada;

i.O arquivo possui formato válido e pôde ser interpretado pelo sistema, porém a NF-e contida no mesmo não está aprovada. Verifique com o fornecedor para que seja efetuado o envio da mesma à receita federal.

 

d)Já existe uma nota fiscal de entrada com este Número e Série;

i.Nota fiscal de entrada já incluída no sistema. Caso necessário, o registro pode ser excluído e a importação sobrescreverá a NF-e incluída anteriormente.

 

e)CNPJ/CPF do destinatário da NF-e não coincide com o CNPJ/CPF da empresa ativa no sistema;

i.O arquivo possui formato válido, pôde ser interpretado pelo sistema e possui informações de uma NF-e aprovada, porém aparentemente não foi emitida para a empresa ativa no sistema.

 

f)Fornecedor não cadastrado no sistema;

i.O emitente da NF-e não pôde ser localizado nos cadastros do sistema. O cadastro do mesmo pode ser efetuado pelo próprio wizard, utilizando os dados contidos no arquivo. Como o xml da NF-e possui apenas algumas das informações cadastrais das entidades envolvidas na operação, é aconselhado que seja feita uma revisão dos dados gerados para posterior utilização dentro do sistema.

 

g)Há mais de um fornecedor cadastrado com o CNPJ/CPF do emitente desta NF-e.

i.O emitente da NF-e pôde ser localizado nos cadastros do sistema, porém mais de um registro foi encontrado. Selecione dentre os registros listados ou, se preferir, verifique o cadastro em duplicidade para que o sistema não retorne esta mesma crítica em importações posteriores.

 

2)Solução desejada para a crítica selecionada na lista (item 1);

3)Botão que aplica a solução selecionada (item 2).

 

Etapa 3: Informações Adicionais p/ o Cabeçalho

 

Nesta etapa, o sistema irá solicitar algumas informações/opções acerca da geração da nota fiscal de entrada dentro do sistema.

 

 

1)Série a ser utilizada na nota fiscal de entrada. Informe uma série eletrônica apenas em casos de importação de mercadorias do exterior, situação em que a NF-e importada deverá ser enviada e aprovada;

2)Natureza de operação a ser utilizada na nota fiscal de entrada;

3)Transportadora. Caso tenha sido destacada na nota fiscal e não esteja cadastrada no sistema, o sistema efetua o cadastro automaticamente. Caso não tenha sido destacada, pode ser informada manualmente;

4)Data/Hora da entrada efetiva da mercadoria na empresa;

5)Custos acessórios não informados pelo fornecedor, como imposto de importação, despesas aduaneiras, IOF, etc;

6)Valor do frete. Deve ser preenchido caso o fornecedor não tenha destacado o valor na nota fiscal;

7)Valor do seguro. Deve ser preenchido caso o fornecedor não tenha destacado o valor na nota fiscal;

8)Método de localização dos produtos dentro do sistema. A opção selecionada determinará como o sistema irá localizar o produto contido no arquivo nos cadastros do sistema, devido ao fato de que cada fornecedor possui seu próprio sistema e seus próprios códigos/referências e descrições para os itens;

9)Determina se o estoque do produto ou de seus componentes será movimentado;

10)Esta opção permite que sejam gerados novos códigos de barra automaticamente, conforme os padrões utilizados internamente na empresa;

11)Esta opção permite armazenar a nota fiscal na situação 'Em Espera', o que significa que ela poderá ser alterada manualmente através da tela de Emissão de Notas Fiscais de Entrada.

 

Etapa 4: Relação de Críticas aos Itens

 

Nesta etapa, o sistema irá listar possíveis críticas aos itens contidos na NF-e do arquivo.

 

 

1)Lista de críticas. A coluna 'Status' indica se a crítica deverá/poderá ser solucionada antes de prosseguir a importação. Os tipos de crítica e suas possíveis soluções são:

 

a)Produto não pôde ser localizado.

i)O sistema não pôde localizar o produto em questão, segundo os critérios informados na etapa 3. Caso o produto já tenha sido cadastrado no sistema, selecione dentre os listados; Caso contrário efetue o cadastro a partir dos dados do arquivo.

 

b)Mais de um produto encontrado.

i)O sistema localizou mais de um registro para o produto em questão, segundo os critérios informados na etapa 3. Selecione dentre os listados qual dos registros corresponde ao item da NF-e.

 

c)Unidade de medida não encontrada.

i)O sistema não pôde localizar a unidade de medida em questão. Caso a mesma já tenha sido cadastrada no sistema com uma sigla diferente, selecione dentre os registros listados; Caso contrário, efetue o cadastro a partir dos dados do arquivo.

 

d)Há mais de uma unidade de medida com esta sigla.

i)O sistema localizou mais de um registro para a unidade de medida em questão. Ex: 'CX' (caixas) possui mais de um cadastro, afim de identificar a quantidade de itens contidos (caixa c/ 5, caixa c/ 10, caixa c/ 20, caixa c/ 30, caixa c/ 50), situação em que deverá ser selecionada a unidade correta dentre as listadas.

 

e)Não há relação entre as unidades de medida do cadastro e do xml

i)O sistema não possui as informações necessárias para efetuar a conversão de quantidades e efetuar a correta movimentação de estoque.

 

2)Solução desejada para a crítica selecionada na lista (item 1);

3)Botão que aplica a solução selecionada (item 2).

 

 

Etapa 5: Conclusão

 

Nesta etapa, será concluída a operação de importação da NF-e contida no arquivo.

 

 

1)Cria a nota fiscal de entrada no sistema. Após a criação, o sistema permite a emissão de uma conta a pagar vinculada ao documento.